Zarządzanie Dokumentami

Program Sharpdesk

• Zarządzanie dokumentami przy pomocy jednej aplikacji w komputerze
• Sprawna archiwizacja, wyszukiwanie i ponowne wykorzystanie dokumentów
• Funkcja Composer łącząca dokumenty różnych typów w jeden dokument druku
• Błyskawiczna dystrybucja dokumentów metodą "przeciągnij i upuść"
• Zaawansowane opcje zabezpieczające
• Intuicyjny podgląd z widokiem miniatur dokumentów
• Funkcja komentarzy do nanoszenia korekt bez konieczności drukowania
• Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) konwertujące dokumenty do postaci edytowalnej.

Program Sharpdesk pozwala zapobiec powstawaniu nadmiaru papierowych dokumentów na biurku, udostępniając użytkownikom indywidualny system zarządzania skanowanymi dokumentami i plikami w postaci elektronicznej - bezpośrednio z komputera. Po zeskanowaniu dokumentów przy pomocy urządzenia wielofunkcyjnego można je natychmiast archiwizować, przeglądać, dodawać do nich komentarze, a także sortować, wyszukiwać i udostępniać innym użytkownikom sieci. A wszystko to z jednego miejsca, w przejrzystym oknie, dostępnym po jednym kliknięciu myszy - wydajność pracy zostanie przeniesiona do całkowicie nowego wymiaru.

Protokół LDAP (Lightweight Directory Access Protokol)

• Łatwe przeglądanie adresów email pozwalające na szybką dystrybucję zeskanowanych dokumentów
• Automatyczna synchronizacja z podstawowym serwerem poczty email
• Skanowanie do pojedynczych odbiorców i grup
• Jedno urządzenie może się łączyć z wieloma serwerami LDAP
• Wygodne wyszukiwanie adresów odbiorców przy pomocy wbudowanej klawiatury (opcja)
• Przechowywanie wybranych adresów bezpośrednio w lokalnej książce adresowej.

LDAP to użyteczna funkcja, dzięki której dystrybucja zeskanowanych dokumentów i faksów jest szybsza niż kiedykolwiek wcześniej. Funkcja ta umożliwia dostęp poprzez protokół TCP/IP do bazy danych odbiorców zawierającej adresy email. Zawartość bazy można wygodnie przeglądać na wyświetlaczu urządzenia wielofunkcyjnego, a następnie wybierać jeden lub kilka z nich w celu natychmiastowego rozpoczęcia transmisji. Funkcja LDAP automatycznie synchronizuje zawartość bazy z podstawowym serwerem email, dzięki czemu książka adresowa jest zawsze aktualna. Dzięki funkcji LDAP skanowanie do wiadomości email, skanowanie do faksu i skanowanie na serwer FTP jest szybkie i wygodne.

Achiwizacja dokumentów

• Folder plików tymczasowych do chwilowego przechowywania dokumentów
• Zaawansowana funkcja archiwizacji do długookresowego przechowywania dokumentów
• Foldery publiczne i prywatne
• Łatwy dostęp przez panel sterowania i przeglądarkę WWW
• Opcjonalny moduł ochrony danych chroni dane poprzez ich szyfrowanie.

Niektóre urządzenia wielofunkcyjne firmy Sharp mają wbudowany system archiwizacji dokumentów. Funkcja ta wykorzystuje wybrany twardy dysk (dostępny zarówno z panelu sterowania jak i poprzez stronę www) do przechowywania dokumentów i wcześniejszych zadań, dzięki czemu obieg dokumentów przebiega w bardziej sprawny sposób. Wynika to z tego, że wcześniej wykonane zadania druku mogą być powtarzane bez ponownego programowania, co pozwala uniknąć powtórnego przetwarzania danych i dodatkowych działań ze strony użytkownika.